NB : Toutefois les soumissions en ligne sont vivement encouragées

PARTIE 2 – EXIGENCES ET SPÉCIFICATIONS FONDAMENTALES

1. CONTEXTE

Le présent marché constitue un processus par lequel des Accords cadre seront signés avec les Fournisseurs, pour fournir SCI en fonction des besoins spécifiques des projets sur base de bons de commandes. Cet avis d’appel d’offres a pour objet la fourniture Des produits d’entretiens et de consommables de bureau dans le cadre de la mise en œuvre des programmes de la réponse en République Démocratique du Congo (RDC) par Save the Children International.

A l’issue du processus de traitement des soumissions relatives au présent appel d’offres, Save the Children se réserve le droit et le privilège d’attribuer le marché et signer des Accords-cadres avec les soumissionnaires ayant satisfait aux critères de sélection et passation de marché tels que spécifiés ci-dessous.

Les soumissionnaires intéressés sont invités à soumettre une proposition.

2. SPÉCIFICATIONS

Cet avis d’appel d’offre lancé aboutira à la signature d’un ou des accord(s) cadre(s) avec un ou plusieurs fournisseurs ayant les moyens et les capacités de fournir au Bureau SCI Des produits d’entretiens et de consommables de bureau. 

Tous fournisseurs intéressés évoluant du domaine, et en règle vis-à-vis de l’administration Congolaise, sont tous invités à soumissionner. Le dossier d’appel d’offre est non payant et sans contrepartie.

Est fortement recommandé aux soumissionnaires de respecter ces exigences ci-dessous :

EXIGENCES DES CRITERES ADMINISTRATIF (Eliminatoires) : 

• Formulaire de renseignement sur l’entreprise complet cfr (Section 1)

• Copie de l’Attestation d'inscription au registre de commerce            ,

• Copie de l'attestation de situation fiscale en cours de validité,

• Copie de L'identification nationale,            

• Pièce d’identité ou Passeport du gérant en cours de validité

• Etre du domaine de vente des produits alimentaires en Province de l’Ituri

• Avoir une représentation dans la ville de Bunia, a Komanda, à Getty et/ou a Lita

• Trois (03) contrats de marchés similaires réalisés au cours des trois (03) dernières années entre 2023 et 2025 avec des ONGi En Ituri.

• Donner trois (03) contacts de références professionnelles (de préférence des ONGi) en rapport avec les preuves fournies que celles-ci soient des adresses professionnelles et possible de les contacter.

Outre les critères essentiels, Le manquement de l’une de ces pièces à fournir engendre l’élimination directe du soumissionnaire à ce stade

1. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

   Aucune offre ne sera reçue après la date de clôture à moins qu’il y ait, à la seule appréciation de SCI RDC des circonstances exceptionnelles qui entraineraient la prolongation de la publication.  Dans le cas échéant la prolongation du délai de soumission sera publiée.

2. Toute communication de soumissionnaires relatives à l’appel d’offre doit être écrites et adressées à la personne identifiée dans la lettre d’invitation. Les demandes d’informations sont reçues au moins cinq (5) jours avant la date de clôture, comme indiqué dans l’avis d’appel d’offre. Les réponses aux questions soumises par tout soumissionnaire seront envoyées par SCI RDC à tous les autres soumissionnaires pour assurer l’équité dans le processus à travers le site https://drc.savethechildren.net sous la rubrique Appel d’offres.

3. Les soumissionnaires doivent traiter l'appel d'offres, le contrat et toute la documentation associée (notamment la spécification) et toute autre information relative aux employés de SCI RDC, les fonctionnaires, les dirigeants, les partenaires ou ses activités ou affaires (les « Informations Confidentielles ») comme confidentiels. Tous les soumissionnaires doivent :

4. Reconnaître le caractère confidentiel de l'information confidentielle ;

   1. Respecter la confiance placée dans le Soumissionnaire par SCI RDC en maintenant le secret des Informations Confidentielles 

   2. Ne pas employer n'importe quelle partie de l'information confidentielle sans le consentement écrit préalable de SCI RDC, dans un but autre que celui de l'appel d’offres ;

   3. Ne pas divulguer les informations confidentielles à des tiers sans le consentement écrit préalable de SCI RDC ;

   4. Ne pas employer leur connaissance de l'information confidentielle de quelque façon qui serait préjudiciable ou nuisible à SCI RDC ;

5. Le Comité d’analyse des offres de SCI RDC examinera les soumissionnaires et leurs offres afin de déterminer, en conformité avec les critères d'attribution, s’il attribue le marché à l'un d'eux.

6. Tous les soumissionnaires sont tenus de se conformer pleinement aux politiques de lutte contre la fraude et la corruption de SC RDC (joint à ces conditions).

7. Tous les soumissionnaires sont tenus de se conformer pleinement à la politique de sauvegarde de l’enfance de SCI RDC (jointe à ces conditions).

8. Le soumissionnaire sera automatiquement exclu du processus d'appel d'offres s'il est constaté qu'il est coupable de fausses déclarations en fournissant les informations requises dans leur offre ou n'ont pas fournis les informations requises dans leur offre.

   PARTIE 3 – DOCUMENT DE RÉPONSE DU SOUMISSIONNAIRE

   INTRODUCTION

   Les soumissionnaires DOIVENT UTILISER ce document pour soumettre une offre. Il contient quatre sections : 

   Section 1 – Critères essentiels et administratifs 

   Section 2 – Questions sur les capacités, la durabilité et l’innovation 

   Section 3 – Aspects commerciaux

   Section 4 – Liste de contrôle du soumissionnaire

   La liste de contrôle figurant à la section 4 fait partie de la soumission et doit obligatoirement être signée par le soumissionnaire.

    

   CONSIGNES   

   Chaque section contient des consignes indiquant au soumissionnaire les informations requises. Ces consignes correspondent aux conditions MINIMALES requises par SCI. 

   Pour répondre à votre soumission, veuillez remplir toutes les sections de la présente partie 3 ci-dessous.

   Un soumissionnaire peut ajouter des informations supplémentaires s’il le souhaite, mais celles-ci doivent se limiter à des éléments pertinents pour l’appel d’offres. 

   Pour éviter toute ambiguïté : sauf indication expresse contraire, les soumissionnaires sont tenus de remplir tous les champs du document de réponse du soumissionnaire. 

   Si un soumissionnaire ne remplit pas la totalité du document de réponse du soumissionnaire, son offre peut être déclarée nulle. 

   Si un soumissionnaire n’est pas en mesure de compléter une partie du document de réponse du soumissionnaire, il doit contacter Save the Children aux coordonnées fournies dans les consignes.

   Par la soumission d’une offre, le soumissionnaire certifie que toutes les informations fournies sont correctes et exactes.

   SECTION 1 – CRITÈRES ESSENTIELS

   CONSIGNES – Les soumissionnaires sont tenus de remplir toutes les sections du tableau ci-dessous.

9. Élément	Question	Réponse du soumissionnaire
   1	Le soumissionnaire accepte les « Conditions générales d’achat » de Save the Children, et accepte que tout marché qui lui est attribué soit régi par les conditions générales figurant à la section 5 du présent dossier.	Oui/Non	Observations/Pièces jointes
   2	Tout au long de la procédure d’appel d’offres, et des activités futures si le soumissionnaire se voit attribuer un marché, le soumissionnaire et son personnel (et tout sous-traitant, le cas échéant) s’engagent à respecter les politiques de SCI et du groupe d’achats inter organisations (Inter-Agency Procurement Group – IAPG) énumérées à la section 5 du présent dossier.	Oui/Non	Observations
   3	Le soumissionnaire certifie qu’il n’est pas une entité visée par des mesures d’interdiction en vertu de lois applicables en matière de sanctions ou de lutte contre le terrorisme, qu’il ne fournit pas de biens faisant l’objet de sanction de la part des États-Unis d’Amérique ou de l’Union européenne, et qu’il accepte que SCI procède à des vérifications indépendantes pour le confirmer.	Oui/Non	Observations
   4	Le soumissionnaire certifie être pleinement qualifié, autorisé et enregistré pour établir une relation commerciale avec Save the Children (ce qui inclut le respect de toute la législation pertinente du pays local).   Le soumissionnaire doit notamment soumettre les informations suivantes (le cas échéant) : Adresse professionnelle (Avoir une représentation legale dans la ville de Bunia, a Komanda, à Getty et/ou a Lita Copie de l’Attestation d'inscription au registre de commerce, Copie de l'attestation de situation fiscale en cours de validité, Copie d’Identification Nationale  Copie de l’Attestation fiscale en cours de validité ou preuve de versement d’impôts ; Formulaire de renseignement sur l’entreprise complet cfr (Section 1) Pièce d’identité ou Passeport du gérant en cours de validité Trois (03) contrats de marchés similaires réalisés entre 2023 et 2025 avec des ONGi En Ituri.	Oui/Non	Observations
   		À fournir	Réponse du soumissionnaire/Pièces jointes
   		Adresse professionnelle
   		Identifiant fiscal et justificatif correspondant
   		N° RCCM et justificatif correspondant
   		N° d’Identification Nationale et justificatif correspondant

   SECTION 2 – QUESTIONS RELATIVES AUX CAPACITÉS, À LA DURABILITÉ ET À L’INNOVATION (60%)

   Consignes – Les soumissionnaires sont tenus de remplir toutes les sections du tableau ci-dessous.

10. Élément	Question	Réponse du soumissionnaire
    1	RÉFÉRENCES (10%) Donner trois (03) contacts de références professionnelles (de préférence des ONGi) en rapport avec les preuves fournies que celles-ci soient des adresses professionnelles et possible de les contacter. Les références doivent être du domaine des produits alimentaires ayant œuvrés en Ituri.	Nom du client	Coordonnées (nom et adresse électronique)	Description du projet
    		1     2     3
    2	CAPACITE (30%) Présence d’un dépôt d’aliments (riz, haricots, farine de Maïs) dans les zones précitées ou à Bunia (10%) Délai de livraison 3 jours (10 pts), 7jours (5 pts) (10%)  Moyen de transport propre et adapté (camion pour acheminement des aliments) (10%)	Réponse du soumissionnaire		Pièce(s) jointe(s)
    3	QUALITÉS (15%)  Les offres seront accompagnées des échantillons des produits de base (riz, haricot, arachides et farine de Maïs) (10%) Origine des produits (5%) produits locaux (5%) autres produits (0%)	Réponse du soumissionnaire		Pièce(s) jointe(s)
    4	DURABILITÉ (10%) Le soumissionnaire adopte au moins une pratique durable (réduction emballages, contenants réutilisables, éthique sociale) (5%) Emission de carbone (distance du lieu de livraison) (5%)	Réponse du soumissionnaire		Observations

    A noter qu’une visite technique des lieux sera organisée à support du processus d’évaluation technique. La visite aidera à mieux noter les critères ci-haut mentionnés

    N.B. : Le minimum pour passer à l’étape d’évaluation financière est de 40/60 pts

    SECTION 3 – ASPECTS COMMERCIAUX (40%)

11. Critères d’évaluation	Critères de notation	Notation Maximale
    Compétitivité de l’offre	La compétitivité de l’offre sera évaluée sur base du nombre d’articles avec prix compétitif sur le total des articles requis par lot. L’offre doit contenir la livraison au lieu indiqué par SCI (DAP 2020)	35,0%
    % Remise offerte	Proposer une remise suivant les 4 paliers des éventuelles commandes à placer.   5000USD - 20000 USD; Remise:.      % 20001USD – 50000 USD ; Remise:.    % 50001USD – 100000 USD ; Remise:.  % 100001USD – et plus ; Remise : ….    %	5,0%
    Total Pondération et note maximale		40.0%

     

    ARTICLES CONCERNES

    SCI n'exclura pas les fournisseurs qui ne peuvent fournir que des aliments individuels ou des paniers alimentaires, et SCI peut attribuer plusieurs accords-cadres à plusieurs fournisseurs.

    Tous les articles devraient avoir une durée de conservation d'au moins 12 mois à compter de la date de commande.

    Les fournisseurs sont invités à fixer les prix d'autres produits alimentaires, non listés ci-dessous, si applicable.

    Fournisseur pour confirmer qu'il peut livrer aux endroits suivants :

    1. Rzeszów - frontière polono-ukrainienne

    2. Siret - frontière roumaine/ukrainienne

    3. Ukraine

    SPÉCIFICATIONS

12. LOT NO	POINT	SPÉCIFICATIONS / EXIGENCES	INDICATIVE VOLUMES (Ce ne sont pas des engagements, et à titre illustratif. Une fois la demande connue, d'autres informations seront partagées)
    Lot 1	Riz blanc	A préciser	150 Tonnes
    Lot 2	Farine de Maïs	A préciser	150 Tonnes
    Lot 3	Haricots	A préciser	50 Tonnes
    Lot 4	Petit pois frets	A préciser	50 Tonnes
    Lot 5	Sel iodé	A préciser	5 Tonnes
    Lot 6	Sucre	A préciser	50 Tonnes
    Lot 7	Combustibles (braise et bois de chauffage	A préciser

    NB: Les soumissionnaires sont invités à proposer, le cas échéant, d’autres articles alimentaires pertinents pour l’alimentation en milieu scolaire, en complément de la liste indiquée.